Als het Word-bestand toegankelijk is opgemaakt kun je er een pdf van maken. Doe dat op de juiste manier zodat koppen, tabelopmaak en eventuele andere semantische informatie meegaat naar de pdf. Anders heb je het Word-bestand voor niets toegankelijk opgemaakt.
12.1 Exporteren vanuit Word 2016 en Word 365 (Windows)
Kies voor het opslaan van je bestand als pdf voor de methode 'Opslaan als'. Gebruik niet 'Opslaan als Adobe PDF'. Hiermee krijg je geen toegankelijke pdf.
De stappen zijn als volgt:
Kies Bestand ▸ Opslaan als....
Kies als bestandsindeling pdf.
Kies Meer opties.
Je krijgt het dialoogvenster Opties.
Kies daarin:
Bij Paginabereik kies Alles.
Bij Wat wilt u publiceren? kies Document.
Kies bij Inclusief niet-afdrukbare informatie voor:
Bladwijzers maken met: Koppen
Documenteigenschappen
Labels voor documentstructuur voor toegankelijkheid
Kies OK
Kies vervolgens in het 1e scherm voor Opslaan.
12.2 Exporteren vanuit Word 2016 en Word 365 (Mac OS)
Kies Bestand ▸ Opslaan als ....
Kies bij Bestandsindeling voor PDF.
Selecteer het keuzerondje Geschikt voor elektronische distributie en toegankelijkheid (maakt gebruik van Microsoft online-service). Op deze manier worden ook de kopstijlen, tabelkoppen en andere semantische opmaak toegevoegd aan de pdf.
12.3 Niet doen: printen naar pdf
In Microsoft Word kun je ook een pdf maken door bij Afdrukken te kiezen voor pdf opslaan. Gebruik deze optie niet, want alle opmaak verdwijnt dan. Het wordt een tekstbestand zonder koppen, zonder alternatieve teksten, zonder tabelopmaak, enzovoort.
In veel organisaties zijn ook zogenaamde Document Management Systemen (DMS-en). Deze slaan Word-bestanden direct op als pdf. Helaas zijn deze pdf's ook volkomen ontoegankelijk. Gebruik ze dus niet voor het maken van toegankelijke pdf's.
