12. Exporteren naar pdf
Als het Word-bestand toegankelijk is opgemaakt kun je er een pdf van maken. Doe dat op de juiste manier zodat koppen, tabelopmaak en eventuele andere semantische informatie meegaat naar de pdf. Anders heb je het Word-bestand voor niets toegankelijk opgemaakt.
12.1 Exporteren vanuit Word 2016 en Word 365 (Windows)
Vanuit het menu via Start kunnen er 3 mogelijkheden zijn te exporteren naar pdf:
- Opslaan als
- Exporteren
- Opslaan als Adobe PDF (als Adobe Acrobat is geïnstalleerd)
Heb je Opslaan als Adobe PDF? Gebruik deze, want dan hoef je niets in te stellen.
Met de andere mogelijkheden zijn de stappen als volgt:
- Kies Bestand ▸ Opslaan als... of Bestand ▸ Exporteren....
- Kies als bestandsindeling pdf.
- Kies Opties. Je krijgt een dialoogvenster.
- Kies daarin:
- Bij Paginabereik kies Alles.
- Bij Wat wilt u publiceren? kies Document.
- Kies bij Inclusief niet-afdrukbare informatie voor:
- Bladwijzers maken met: Koppen
- Documenteigenschappen
- Labels voor documentstructuur voor toegankelijkheid
- Kies OK
- Kies vervolgens in het 1e scherm voor Opslaan.
De export vanuit de Word 365 genereert een PDF 1.7. Daarmee voldoe je dus ook aan de eis van een open standaard.
12.2 Exporteren vanuit Word 2016 en Word 365 (Mac OS)
- Kies Bestand ▸ Opslaan als ....
- Kies bij Bestandsindeling voor PDF.
- Selecteer het keuzerondje Geschikt voor elektronische distributie en toegankelijkheid (maakt gebruik van Microsoft online-service). Op deze manier worden ook de kopstijlen, tabelkoppen en andere semantische opmaak toegevoegd aan de pdf.
12.3 Niet doen: printen naar pdf
In Microsoft Word kun je ook een pdf maken door bij Afdrukken te kiezen voor pdf opslaan. Gebruik deze optie niet, want alle opmaak verdwijnt dan. Het wordt een tekstbestand zonder koppen, zonder alternatieve teksten, zonder tabelopmaak, enzovoort.
In veel organisaties zijn ook zogenaamde Document Management Systemen (DMS-en). Deze slaan Word-bestanden direct op als pdf. Helaas zijn deze pdf's ook volkomen ontoegankelijk. Gebruik ze dus niet voor het maken van toegankelijke pdf's.