12. Exporteren naar pdf

Als het Word-bestand toegankelijk is opgemaakt kun je er een pdf van maken. Doe dat op de juiste manier zodat koppen, tabelopmaak en eventuele andere semantische informatie meegaat naar de pdf. Anders heb je het Word-bestand voor niets toegankelijk opgemaakt.

Omslag van ''

12.1 Exporteren vanuit Word 2016 en Word 365 (Windows)

Vanuit het menu via Start kunnen er 3 mogelijkheden zijn om te exporteren naar pdf:

  1. Opslaan als
  2. Opslaan als Adobe PDF (alleen als Adobe Acrobat is geïnstalleerd)
  3. Exporteren

Opslaan als

De stappen zijn als volgt:

  1. Kies BestandOpslaan als....
  2. Kies als bestandsindeling pdf.
  3. Kies Meer opties.
    Je krijgt een dialoogvenster.
  4. Kies daarin:
    • Bij Paginabereik kies Alles.
    • Bij Wat wilt u publiceren? kies Document.
    • Kies bij Inclusief niet-afdrukbare informatie voor:
      • Bladwijzers maken met: Koppen
      • Documenteigenschappen
      • Labels voor documentstructuur voor toegankelijkheid
    • Kies OK
  5. Kies vervolgens in het 1e scherm voor Opslaan.

Opslaan als Adobe PDF

Gebruik deze optie niet. Daar zit een aantal bugs in, waardoor je geen toegankelijke pdf krijgt.

Exporteren

Je krijgt 2 opties:

  1. Adobe PDF maken
  2. PDF of XPS-document maken

Kies opnieuw niet voor Adobe PDF maken, want dan krijgt je weer te maken met die bugs. Kies wel voor PDF of XPS-document maken. De stappen zijn verder hetzelfde als bij Opslaan als....

Open standaard

Opslaan als... en ExporterenPDF of XPS-document maken genereren een PDF 1.7. Daarmee voldoe je ook aan de eis van een open standaard.

12.2 Exporteren vanuit Word 2016 en Word 365 (Mac OS)

  1. Kies Bestand ▸ Opslaan als ....
  2. Kies bij Bestandsindeling voor PDF.
  3. Selecteer het keuzerondje Geschikt voor elektronische distributie en toegankelijkheid (maakt gebruik van Microsoft online-service). Op deze manier worden ook de kopstijlen, tabelkoppen en andere semantische opmaak toegevoegd aan de pdf.

12.3 Niet doen: printen naar pdf

In Microsoft Word kun je ook een pdf maken door bij Afdrukken te kiezen voor pdf opslaan. Gebruik deze optie niet, want alle opmaak verdwijnt dan. Het wordt een tekstbestand zonder koppen, zonder alternatieve teksten, zonder tabelopmaak, enzovoort.

In veel organisaties zijn ook zogenaamde Document Management Systemen (DMS-en). Deze slaan Word-bestanden direct op als pdf. Helaas zijn deze pdf's ook volkomen ontoegankelijk. Gebruik ze dus niet voor het maken van toegankelijke pdf's.

Wat vind je van dit hoofdstuk?

Naar boven