4. Metagegevens: taal, eigenschappen en bestandsnaam

Een bestand heeft metagegevens die belangrijk zijn als basisinformatie over het document: de taal, een titel, een onderwerp (omschrijving) en een auteur. Ook een leesbare bestandsnaam is belangrijk.

Omslag van ''

4.1 De titel van het document: op 3 plekken

De titel van een document zie je op 3 plekken terug:

  1. In de bestandsnaam
    Dit zie je in Word bovenin het venster en in de browser in de adresbalk.
  2. In de documenteigenschappen
    Deze meta-informatie is te zien voor Google en screenreaders.
  3. Bovenaan het document
    Dit is direct zichtbaar als je het document opent.

De titel in de eigenschappen moet hetzelfde zijn als de titel bovenaan het document. Dan krijgen Google en gebruikers van screenreaders dezelfde informatie als mensen die het bestand openen.

Het is verstandig om de bestandsnaam van de pdf inhoudelijk gelijk te houden aan de titel. Dat maakt het gemakkelijk om hem te vervangen op de site als er bijvoorbeeld een nieuwe versie is. En dan is het bestand gemakkelijk terug te vinden na het downloaden.

4.2 Eigenschappen van het document: titel, onderwerp en auteur

Aan het document voeg je 3 bestandseigenschappen toe:

  1. Titel
    Kies hier voor dezelfde titel als die je bovenaan het document zet, bijvoorbeeld 'Peuteropvang in Delft'.
  2. Onderwerp
    Schrijf een korte samenvatting van maximaal 255 tekens. Zoekmachines gebruiken dit als snippet bij de zoekresultaten.
  3. Auteur
    Vul hier niet je eigen naam in, maar de naam van je organisatie of de afdeling. Qua privacy en uitstraling van je organisatie is dat wat beter.

Als je niets invult bij de titel en het onderwerp, dan verzint Google zelf iets voor de zoekresultaten. Je bestand is dan minder goed vindbaar.

Verschillen in Word-versies: Het aanpassen van de eigenschappen is per Word-versie iets verschillend. Het kan zijn dat onderstaande screenshots hier en daar afwijken van jouw Word-versie.

Eigenschappen aanpassen in Word op een Windows-apparaat

  1. Ga naar BestandInfo.
  2. Rechts staan de Eigenschappen.
  3. Klik rechtsonder op Alle eigenschappen weergeven.
  4. Je krijgt nu alle eigenschappen te zien.
  5. Vul nu bij de eigenschappen de titel, de auteur en het onderwerp. Als er maar 1 auteur is kun je die niet altijd weggooien. Voeg daarom eerst een auteur toe (de organisatie) en verwijder dan de andere auteur.

Tip Documentpaneel:

In sommige Word-versies kun je ook de meta-informatie weergeven bij het document. Open dan het uitklapmenu bij Eigenschappen en kies voor Documentpaneel weergeven.

Eigenschappen aanpassen in Word 365 op een Mac

  1. Ga naar BestandEigenschappen
  2. Er verschijnt een dialoogvenster. Kies het tabblad Samenvatting.
  3. Vul daar de gegevens in.

4.3 De taal instellen

Als de taal van je document Nederlands is, dan moet je ook de taalinstelling op Nederlands zetten.

In Word kan dat op verschillende manieren. We kiezen hier voor ControlerenTaal.

Helaas verdwijnt deze taalinstelling vaak bij de export naar pdf. Nederlands wordt dan Engels. Controleer dit dus altijd nog in de pdf.

  1. Kies in het lint voor Controleren.
  2. Kies Taal.
  3. Kies daar de taal Nederlands.
  4. Kies OK.
  5. Eventueel vink je de optie Taal automatisch detecteren uit.
Opmerking: volgens WCAG moet je ook stukken tekst die in een andere taal staan voorzien van een zogenaamde taalwissel. Echter, deze taalwissel gaat vaak verloren bij de export naar pdf. Daarom bespreken wij deze hier niet.

4.4 Kenmerken van een goede bestandsnaam

Als je een bestand downloadt van een website, dan komt de naam van het bestand te staan in het webadres. Webadressen kunnen niet elk teken hebben. Spaties, trema's of een # kent een webadres bijvoorbeeld niet.

Een bestandsnaam als 'Folder Dyslexie.pdf' ziet een browser als 'Folder%20Dyslexie.pdf'. Of 'Programma #1.pdf' als 'Programma%20%23#1.pdf'.

Dat ziet er slordig uit en kan verwarrend zijn voor de bezoeker. Het is daarom belangrijk om bepaalde tekens te vermijden.

Ons advies:

  • Gebruik alleen letters, cijfers en het min-teken.
  • Gebruik geen andere tekens, ook geen spaties.
  • Gebruik geen underscores. Underscores vallen weg bij de onderstreping en zijn daarom niet meer goed zichtbaar. En zoekmachines indexeren de underscore alsof deze er niet is. Losse woorden in de bestandsnaam versmelten zo tot 1 lang woord.
  • Zet geen versienummer in de bestandsnaam. Maak daarvoor een versietabel in het document zelf.

Niet goed is:

Dit_is niet_Goed_20180203v2a.pdf

Wel goed is:

bijstand-gemeente-delft.pdf

4.5 Voorbeeld

  1. Download het bestand peuteropvang.docx (55 kB).
  2. Bekijk daarin de bestandseigenschappen, de taal en de bestandsnaam.
Naar boven