In 10 stappen naar een toegankelijk pdf-formulier, deel 1: de voorbereiding

Kleine disclaimer bij het gebruik van dit artikel

Bij het schrijven van dit artikel zijn we uitgegaan van een Word-bestand als bronbestand. We merkten dat de resultaten verschilden tussen de Windows-versie en de Mac-versie. Dit hebben we zo goed mogelijk verwerkt in dit artikel. Ook kan het pdf-bestand op verschillende manieren opgemaakt zijn, wat verschillende resultaten kan geven. Merk je dat iets in deze instructie niet goed werkt, meld het ons graag even, dan kunnen we dit aanpassen in het artikel. Opmerkingen kun je mailen naar support@theinternetacademy.nl.

In 10 stappen naar een toegankelijk pdf-formulier

In 3 artikelen bespreken we de 10 stappen naar een toegankelijk pdf-formulier:

1. Optimaliseer de lay-out in het brondocument.
2. Open het bestand in Acrobat Pro.
3. Voeg automatisch formuliervelden toe.
4. Pas de formuliervelden aan.
5. Vul de eigenschappen van de formuliervelden in.
6. Controleer de tabvolgorde van de velden.
7. Voeg codes toe.
8. Controleer en repareer zo nodig de lees- en tabvolgorde.
9. Controleer de toegankelijkheid met een schermlezer.
10. Publiceer de pdf.

In dit artikel bespreken we de 1e 5 stappen.

Pdf-formulier versus webformulier

Een webformulier is bijna altijd een betere keuze dan een pdf-formulier:

1. Responsive
   Een webformulier is responsive en is zo ook geschikt voor mobiel gebruik.
2. Eenvoudiger in gebruik
   Mensen zijn beter bekend met websites. De lay-out en de werking zijn vertrouwd. Een pdf-formulier is voor veel mensen ingewikkelder dan een webformulier.
3. Betere foutcontrole en invoerondersteuning
   Foutcontrole en ondersteuning bij het invullen zijn veel beter te doen. Dit helpt de invuller (klantvriendelijk) en zorgt voor een betere kwaliteit van de gegevens (belangrijk voor de organisatie).
4. Gegevens direct beschikbaar
   Een ingevuld webformulier is digitaal, dus de gegevens zijn meteen al digitaal beschikbaar. Je hoeft ze niet om te zetten of over te tikken.

Maar goed, dit wist je wellicht al. Soms kun je niet anders dan kiezen voor een pdf-formulier. Redenen zijn bijvoorbeeld:

• Een webformulier maken is in de organisatie ingewikkeld en/of tijdrovend, omdat er geen goede software voor beschikbaar is.
• De collega's die de webformulieren maken hebben voorlopig geen tijd.
• 1 of meerdere mensen moeten het formulier ondertekenen en het systeem binnen de organisatie voorziet niet in deze eis.

Kies je voor pdf, maak het formulier dan toegankelijk en zo bruikbaar mogelijk.

Stap 1: Optimaliseer de lay-out in het brondocument

De bron van het document is meestal Microsoft Word of Adobe Indesign.

Enkele tips voor de opmaak van deze brondocumenten:

1. Maak het formulier overzichtelijk en gebruiksvriendelijk. Denk ook altijd aan het gebruik op kleinere schermen.
2. Zorg voor duidelijke instructies hoe het formulier ingevuld moet worden.
3. Zorg dat de veldnamen betekenisvol en duidelijk zijn.
4. Plaats de veldnamen direct bij de invoervelden en knoppen.
5. Plaats velden in betekenisvolle groepen als dat nodig is.
6. Maak in tekst duidelijk welke velden verplicht zijn.
7. Maak in tekst duidelijk welke eisen er zijn aan de invoer, bijvoorbeeld bij de invoer van een datum.

Maak je geen zorgen over de interactieve velden in Word (radiobuttons en zo), dit gaan we later in de pdf in orde maken.

Stap 2: Open het bestand (Word of pdf) in Acrobat Pro

1. Start Acrobat Pro.
2. Rechts staan de gereedschappen. Kies voor Formulier voorbereiden. Staat het gereedschap er niet bij, dan kun je deze toevoegen.
3. Je komt op de pagina U begint door een bestand te selecteren, een document te scannen of helemaal van voren af aan te beginnen (de titel kan korter ...).
4. Kies Selecteer een bestand. Selecteer hier een Word-of pdf-bestand.
5. Laat de checkbox Dit document vereist handtekeningen uitgevinkt. Er zit een bug in Acrobat die problemen geeft als je dit aanvinkt.
6. Er staat standaard Automatische detectie van formuliervelden is ingeschakeld. Laat dit zo staan.
7. Kies Starten.

Stap 3: Voeg automatisch formuliervelden toe

Acrobat voegt nu automatisch een aantal formuliervelden toe: tekstvelden, checkboxen en/of radiobuttons. Veldnamen en knopteksten (tooltips) zijn ook toegevoegd. Deze ga je zo nog verder aanpassen, want die zijn vaak nog niet betekenisvol en duidelijk. Hieronder een voorbeeld van hoe dat er dan uitziet:

Het document is nu automatisch in de modus Formulier bewerken. Je kunt rechtsboven switchen naar Voorbeeld en dan weer terug naar Bewerken. Wil je het formulier sluiten kies dan Sluiten.

Typen formuliervelden

In de modus Formulier bewerken zie je in de bovenste balk de verschillende veldtypen:

1. Tekstinvoer
2. Checkbox of selectievakje: selectie van 1 of meerdere keuzes uit een lijst met meerdere mogelijkheden
3. Radiobutton of keuzerondje: selectie van 1 keuze uit een lijst met meerdere mogelijkheden
4. Keuzelijst
5. Vervolgkeuzelijst
6. Knop, bijvoorbeeld Afdrukken
7. Afbeelding toevoegen
8. Datumveld
9. Digitale handtekening
10. Streepjescode

Aan de rechterkant zijn de mogelijkheden om de opmaak van de velden aan te passen.

Stap 4: Pas de formuliervelden aan

Het automatisch toevoegen van de formuliervelden gaat meestal niet foutloos. In deze stap ga je ze goed maken.

Velden verwijderen

Soms maakt Acrobat onnodig formuliervelden aan. Deze kun je verwijderen. Ook maakt Acrobat soms verkeerde velden aan. Helaas kun je die niet vervangen; deze moet je eerst verwijderen en dan weer nieuwe maken.

Een veld verwijderen:

1. Zorg dat je in het gereedschap Formulier voorbereiden bent.
2. Kies Rechtermuisknop ▸ Verwijderen.

Velden toevoegen

Vaak zijn niet alle formuliervelden herkend en moet je deze nog aanmaken. Of de foutieve die je verwijderd hebt moet je opnieuw toevoegen.

1. Zorg dat je in het gereedschap Formulier voorbereiden bent.
2. Klik op het type veld uit het menu bovenin dat je wilt toevoegen.
3. Als je de muis nu beweegt zie je het veld meebewegen. Je hoeft de muis niet ingedrukt te houden. (Slepen werkt niet!)
4. Beweeg de muis naar beneden naar de plek waar je het veld wilt invoegen en laat de muis dan los.

   

5. Er verschijnt een gele pop-up.
   

   

6. Soms heeft Adobe hier al een goede naam gekozen, maar vaak ook staat er alleen 'Untitled' of zo. Geef het veld dan een betekenisvolle naam. bijvoorbeeld 'Voor- en achternaam' voor het veld waar deze gegevens in moeten.
7. Klik op de checkbox Vereist veld als dat nodig is.
8. Je kunt ook nog klikken op Alle eigenschappen om direct de eigenschappen van het veld aan te passen. (zie ook volgende stap)

Stap 5: Vul de eigenschappen van de formuliervelden in

Als je dubbelklikt op een veld, dan opent een dialoogbox met Eigenschappen. Hier kunnen we de vormgeving en het gedrag van een formulierveld regelen. Denk hierbij aan:

1. Naamgeving
2. Vormgeving van de velden
3. Relaties van de velden onderling (bijvoorbeeld een groep radiobuttons die bij elkaar horen)
4. Invoereisen, zoals hoe data ingevoerd moeten worden of welke waardes geaccepteerd worden
5. Acties, zoals een bepaald script uitvoeren (zoals bij een opslaanknop)

Elk veldtype heeft andere eigenschappen en eigen tabbladen. We bespreken dit allemaal in het volgende artikel. Alleen op de naamgeving gaan we hieronder verder in.

Unieke namen

Elk veld heeft een naam. Dit is de naam die we zien in het tabblad Algemeen bij de Eigenschappen. Deze naam moet uniek zijn en is belangrijk als het formulier geautomatiseerd wordt ingelezen in een database.

Knopinfo

Voor toegankelijkheid is de knopinfo het belangrijkst. Het is de ‘accessible name’ voor het formulierveld. Een schermlezer leest niet de naam van het veld, maar de knopinfo. Over het algemeen kun je de knopinfo gelijk houden aan de naam.

Ziende gebruikers zien de knopinfo als tooltip als de muis beweegt over het veld.

Verplichte velden

In het tabblad Algemeen van de eigenschappen vind je de checkbox Vereist voor velden die verplicht zijn. Helaas is deze optie niet handig, want de enige indicatie die gegeven wordt is een rood kader om de verplichte velden. Gebruikers van schermlezers en mensen die kleur niet goed kunnen waarnemen missen deze informatie.

Een betere manier om verplichte velden aan te geven is als volgt:

1. Zet achter de zichtbare veldnaam een asterisk (*) of het woord ‘verplicht’ tussen haakjes.
2. Zet in de knopinfo ook het woord ‘verplicht’ tussen haakjes.
3. Gebruik je asterisks: geef bovenaan het formulier aan dat velden met een asterisk verplicht zijn.

Volgende artikelen: velden invullen, controle en publicatie

Dit was het 1e artikel van 3 artikelen over het maken van een toegankelijk pdf-formulier. Na het lezen van dit artikel weet je hoe je de pdf goed kunt voorbereiden. In de volgende artikelen leggen we de vervolgstappen uit.

Dit artikel hebben we ook gepubliceerd op LinkedIn. Wil je graag een reactie achterlaten, dan kan dat op LinkedIn of door ons even een mailtje te sturen op support@theinternetacademy.nl.